No mundo atual estamos vivenciando as inovações trazidas pela “Era da Informação ou Era Digital”, são termos frequentemente utilizados para designar os avanços tecnológicos advindos da Terceira Revolução Industrial e que reverberaram na difusão de um ciberespaço, um meio de comunicação instrumentalizado pela informática e pela internet.
Não distante desse meio tecnológico, o Governo Federal em 2014 Instituiu pelo Decreto nº 8373/2014, durante o Governo Dilma, o Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, criado para simplificar diversas informações trabalhistas e previdenciárias.
Sintetizando em poucas palavras, temos agora um sistema de informações gerenciado pelo Governo Federal, que deve ser alimentado pela empresa de forma imediata em relação às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e sua negativa ensejará aos empresários multas de forma instantâneas.
Assim, temos o eSocial formado por um tripé das obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, um gigante Sistema de Escrituração Fiscal Digital, inicialmente idealizado como um projeto do Governo Federal em conjunto com diversos órgãos e entidades do Governo (Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e Ministério do Trabalho) que há anos passava por estudos e melhorias para ser implantado.
O Novo Sistema, que pode ser considerado como um Sistema Ouro de Informações, leva milhares de profissionais a pesquisarem todos os dias sobre como lidar com esse novo sistema e como repassar sua aplicabilidade dentro das empresas, pois esse gigante fiscal autuará milhares de empresas, não com novas legislações, mas com a exigência de sua aplicabilidade no momento datado pela lei já positivada.
Estamos aqui relatando que, por exemplo, o empregador que detinha a “opção”, na realização dos exames periódicos, que por sua vez realizavam ao tempo oportuno, ou simplesmente não realizavam, hoje no dado momento de sua realização a sua inércia lhe trará multas para sua adequação.
O eSocial acompanhará as empresas em todas as suas movimentações contratuais, esse sistema, que para muitos podem parecer assombroso porque tudo que é novo traz esse viés principalmente para uma classe que já está sobrecarregada de inúmeras obrigações. Exigirá ainda que estas contratem um excelente corpo contábil que detenha conhecimento não só contábil como também jurídico para andar de mãos dadas com a legislação. Estamos falando de um novo ciclo empresarial, que elevará as empresas sobretudo à aplicabilidade da legislação trabalhista.
Por outro lado, surgirão novas empresas ofertando esse novo suporte obrigacional, pois será um nicho na área empreendedora, assim, o que era apenas uma fumaça do direito, tomou forma de manto protetor para a classe dos empregados, e este manto trará mais contratos trabalhistas trancados, devo dizer, um contrato seguido de obrigações cumpridas desde o seu nascimento, pois é isto que almeja o novo sistema, estamos falando também de deveres executados no seu nascedouro, de arrecadação dos impostos em detrimento desse Gigante Sistema.
Pensando neste novo patamar, haverá por sua vez, em tempo vindouro, uma quantidade menor de ações judiciais em face do não cumprimento contratual das obrigações trabalhistas, tendo em vista que os empregadores ao longo do tempo estarão sendo adequados ao novo sistema, agindo de forma preventiva, ou seja, assegurando a não infração em decorrência do cumprimento das regras positivadas, e o efeito cascata que se espera são obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais efetivadas no tempo determinado pela lei, mas a certeza desta estimativa só será comprovada no decorrer do caminho.
Fazendo um paradigma, um pouco esdrúxulo, estamos relatando que os empregadores andarão numa via que ao ser alertado pelo “radar x norma imposta” agirá em conformidade com a “velocidade x obrigações” para não serem autuados e nem sofrerem punições pecuniárias.
Nota-se, portanto, não mais uma distante fiscalização dos gestores fiscais, pois esta fiscalização estará a milésimos de segundos dentro de um sistema que deverá ser alimentado em tempo real com todas as informações obrigatórias desse tripé (Trabalhista, Previdenciário e Fiscal).
Assim, as empresas deverão exigir mais do seu setor de pessoal, qualificando-o de forma preventiva, pois este setor será dentro da empresa um órgão sistêmico, entrelaçado com o sistema contábil e jurídico, porque o eSocial também será um auditor eletrônico do cumprimento da legislação trabalhista.
Neste diapasão, a área contábil e RH da empresa deverão realizar um mapeamento de todos os eventos trabalhistas relacionadas a cada empregado, como admissão e demissão, férias, faltas, horas-extras, atestados médicos, acidentes do trabalho, enfim, execução dos deveres para evitar atrasos ou erros no envio de informações ao eSocial, diante do maior controle sobre as informações prestadas. Estarão os empregadores garantindo a correta concessão dos direitos e distanciando as sanções manipuladas pelo eSocial.
Então, em suma, as empresas privadas, estão sendo compelidas à execução da norma no tempo adequado, para prevenção de multas sancionatórias elencadas no eSocial advindas das legislações já existentes.
O eSocial foi escalonado por fases. Para a sua adequação, neste link: https://www.gov.br/esocial/pt-br, obtêm-se todas as informações pertinentes a este sistema.
O eSocial está trazendo uma Nova Cultura Empresarial. É um marco histórico, que para os empregadores será o modernismo da gestão empresarial em sua totalidade, estamos diante de um RH estruturalmente eletrônico, interligado com o sistema contábil e jurídico, como mencionado em linhas alhures, procedimentos e processos deverão estar alinhados, assim evitará sanções que vão desde o pedido de regularização no sistema até autuações fiscais pecuniárias.
O desafio das empresas é o correto registro das informações em seu tempo adequado. Cada obrigação traz uma situação, podemos exemplificar neste contexto a simples contratação de um funcionário, que deverá vir com o exame admissional previamente realizado antes da data de admissão, ou ainda, o lançamento das férias, seu pagamento deverá ocorrer em até dois dias antes do início do período de descanso. Todos estes mínimos detalhes serão inseridos no sistema do eSocial, e o empregador deverá saber, ou ter uma equipe organizada para execução de toda norma positivada e exigida neste tripé.
O Novo mundo trazido pelo eSocial traz o funcionário como um dado eletrônico, distante dos livros escriturários, que terá datas com vencimentos precisos. Outro exemplo, não menos importante, são os exames periódicos, esquecidos por muitas empresas, que só detinham a preocupação da execução dos exames admissionais e demissionais, estes exames estarão calçados de regras já existentes, porém sua rotina dependerá de cada função, assim temos a observância obrigatória dos planos PGR e PCMSO, estes realizados por profissionais diferentes.
O PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), programa estabelecido pela Norma Regulamentadora 01, realizado por um profissional na área de segurança do trabalho, tem por objetivo estabelecer medidas que visem a eliminação, redução ou controle desses riscos ambientais em prol da preservação da integridade física e mental do trabalhador.
A Norma Regulamentadora 09, por sua vez, determina a obrigatoriedade da elaboração e implementação do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), por todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados. O médico do trabalho realizará esse programa, baseados nas informações trazidas pelo PGR, e por meio deste serão elencados os exames admissionais, demissionais e todos os demais exames periódicos que possam vir a ocorrer, além de outras diversas ações possíveis para garantir um ambiente de trabalho saudável. O PCMSO é um dos programas legais estabelecidos pela CLT, que cuida especificamente da saúde ocupacional dos trabalhadores.
Então, diante do exposto, vivemos uma Nova Era trazida pelo eSocial, com todo processo informatizado e, por conseguinte, temos a potencial fiscalização das obrigações das entidades envolvidas, não mais escritas em livros esquecidos, mas na forma digital acessadas segunda a competência de cada órgão. Não será, de imediato uma tarefa simples, para o comprimento das obrigações do eSocial, pois a sua abrangência impacta vários processos da rotina dos empregadores, portanto a interação do departamento pessoal, com as demais áreas, jurídica e contábil, ensejará uma sintonia necessária. As empresas deverão ter uma equipe multidisciplinar para sobreviver a essa Nova Era Obrigacional.
Shirley Gonçalves de Arruda Xavier é advogada, empresária, nutricionista e tecnóloga em segurança do trabalho.
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